Erstattungsanträge

Die Auszahlungen der ESF Fördermittel erfolgt prinzipiell nach dem Erstattungsprinzip auf der Grundlage von Ausgabemeldungen. Hierfür stellen die Kooperationspartner vierteljährlich einen Erstattungsantrag an die Virtuelle Hochschule Bamberg.

Mittels des Erstattungsantrages werden die tatsächlich getätigten Ausgaben entsprechend den quittierten Rechnungen oder gleichwertigen Buchungsbelegen gemeldet. 

Bitte beachten Sie:

• Jede Ausgabe muss mittels Sachbeleg (z.B. Rechnung) und Zahlungsbeleg (Projektkonto-Auszug aus dem Buchungssystem der Hochschule) belegt werden. Bitte senden Sie uns immer die Originalbelege zu. Nach Abschluss der Prüfung erhalten Sie diese von uns zurück.
• Wenn Sie für Ihr Projekt Mitarbeiter einstellen, benötigen wir den Originalarbeitsvertrag bzw. eine beglaubigte Kopie des Vertrages, aus dem ersichtlich wird, dass der betreffende Mitarbeiter für das Projekt tätig ist.
  
• Für die Personalausgabebuchung reicht die Vorlage des HÜL-Beleges aus; bei Verwendung von Ausdrucken muss die Übereinstimmung mit den Daten des Landesamtes für Finanzen vom zuständigen Hochschulmitarbeiter mit Stempel und Unterschrift bestätigt und der per Freistellung (belastbar) festgelegte ESF-Anteil händisch ergänzt werden.
• Jeder Ausgabebeleg muss mit einem Vergabevermerk versehen werden. Für Ausgaben bis zu einer Höhe von 25.000,- € kann eine freihändige Vergabe stattfinden. Hierfür sind mindestens drei Angebote einzuholen und die Gründe für die Wahl des Anbieters kurz zu dokumentieren. Wurde eine Sache im Rahmen eines Rahmenvertrages beschafft, so sind Nummer und Datum des Rahmenvertrages zu nennen.
• Bitte kennzeichnen Sie alle aus ESF-Mitteln beschafften Ausstattungsgegenstände mit dem ESF-Logo, da dies im Falle einer Prüfung gefordert wird.